L’Agenzia delle dogane e dei monopoli promuove l’uso della posta elettronica certificata (PEC) per le comunicazioni tra l’Agenzia e gli operatori privati e le associazioni di categoria, in particolare per questioni relative alle accise. L’ADM fornisce, inoltre, indicazioni dettagliate su come presentare istanze in via telematica, comprese quelle soggette all’imposta di bollo, e come quest’ultima possa essere assolta tramite contrassegno telematico (Agenzia delle dogane e dei monopoli, circolare del 26 maggio 2025, n. 11).
Il quadro normativo vigente incentiva l’uso delle comunicazioni telematiche, in particolare la PEC (ora anche domicilio digitale), nei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati.
Le associazioni di categoria e gli operatori sono invitati a sensibilizzare all’uso generalizzato del proprio indirizzo PEC per comunicare con le Strutture dell’ADM.
Questa promozione si fonda su basi giuridiche consolidate, come l’articolo 38 del D.P.R. n. 445/2000 che consente l’invio telematico di istanze e dichiarazioni alle pubbliche amministrazioni.
Secondo l’articolo 65 del D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD), le istanze e dichiarazioni presentate telematicamente sono valide se sottoscritte elettronicamente, o se l’istante è identificato tramite SPID, CIE, CNS o punto di accesso mobile, o se sottoscritte e presentate con copia di documento d’identità, o se trasmesse dal proprio domicilio digitale o servizio di PEC/recapito certificato qualificato.
I documenti trasmessi telematicamente che consentono di accertarne la provenienza soddisfano il requisito della forma scritta e non richiedono la successiva produzione dell’originale. La trasmissione tramite PEC equivale a notificazione a mezzo posta per le comunicazioni che richiedono ricevuta di invio e consegna.
Il CAD (art. 5-bis) prevede che le istanze e dichiarazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni avvengano esclusivamente tramite tecnologie della comunicazione, salvo diversa modalità. Il D.P.C.M. 22 luglio 2011 di attuazione stabilisce che, in assenza di diverse previsioni, le comunicazioni telematiche possono avvenire tramite PEC.
Specificamente per i prodotti sottoposti ad accisa, l’articolo 19-bis del D.Lgs. n. 504/95 (TUA) impone ai soggetti tenuti al pagamento dell’imposta e a coloro che iniziano attività soggette a licenza/autorizzazione di comunicare preventivamente il proprio indirizzo PEC all’ADM.
Gli operatori sono invitati ad avvalersi prioritariamente della facoltà di presentare denunce, istanze e altre comunicazioni previste dal TUA via PEC, evitando di recarsi fisicamente presso gli Uffici, rendendo più celere l’azione amministrativa e riducendo i tempi interni di gestione delle istanze.
Depositi fiscali di prodotti energetici
La trasmissione di comunicazioni, istanze e documenti da parte dell’esercente all’ufficio competente avviene esclusivamente tramite PEC.
Trasferimento di prodotti energetici
La comunicazione preventiva dello speditore e la conferma del destinatario per i trasferimenti tra depositi commerciali devono avvenire unicamente attraverso modalità telematiche agli Uffici delle dogane.
Impiego agevolato gasolio
Per la dichiarazione trimestrale di rimborso, gli esercenti sono invitati a utilizzare in via preferenziale il software ADM e presentare la dichiarazione tramite il Servizio Telematico Doganale – E.D.I.20. Coloro che non usano l’E.D.I. possono trasmettere la dichiarazione via PEC, compilata con il software e firmata digitalmente o manualmente (con allegato ID), includendo il file .dic21. In via residuale, è ammessa la presentazione cartacea con supporto informatico.
Iscrizione in tariffa di tabacchi e prodotti assimilati
In attesa di specifiche procedure telematiche, le istanze per l’iscrizione in tariffa dei tabacchi lavorati, prodotti solidi da inalazione e altri prodotti soggetti ad imposta di consumo devono essere presentate a mezzo PEC, debitamente sottoscritte con firma digitale dai soggetti legittimati.
Procedimenti su concessioni e autorizzazioni (tabacchi e assimilati)
Anche per procedimenti relativi a depositi fiscali, rivendite, patentini, ecc., si applicano le disposizioni generali sull’invio telematico di istanze e dichiarazioni sostitutive, che devono rispettare i format ADM e essere sottoscritte digitalmente o manualmente (con allegato ID).
Assolvimento dell’imposta di bollo
Per le istanze trasmesse telematicamente e gli atti/provvedimenti ADM emessi telematicamente soggetti a imposta di bollo, il richiedente può pagare il tributo tramite un intermediario convenzionato con l’Agenzia delle entrate, che rilascia un contrassegno telematico.
Il pagamento si comprova applicando la marca su un’istanza cartacea scansionata e inviata via PEC, oppure riportando il codice identificativo numerico di 14 cifre del contrassegno telematico (con data e ora di emissione) nell’istanza firmata digitalmente.
In caso di istanza firmata digitalmente, l’istante deve trasmettere all’Ufficio competente, oltre alla richiesta, anche una dichiarazione sostitutiva (ex art. 47 D.P.R. n. 445/2000), utilizzando il modello Allegato 1, che riporta gli estremi del pagamento del bollo e indica se si riferisce all’istanza o al provvedimento.
Il richiedente deve annullare il contrassegno utilizzato apponendo la propria firma leggibile parte sul contrassegno e parte sul foglio dell’istanza/dichiarazione e compilare i campi per il giorno e l’ora di emissione sulla dichiarazione. La data del contrassegno deve essere contestuale o antecedente a quella di presentazione dell’istanza.
Quando l’Ufficio intende accogliere l’istanza, invita il beneficiario al pagamento del bollo per l’atto finale. L’assolvimento si dimostra usando lo stesso prospetto Allegato 1, ma barrando la casella “provvedimento” e specificandone la tipologia. Il contrassegno per il provvedimento deve avere una data antecedente o contestuale a quella del provvedimento finale.
La dichiarazione sostitutiva sull’assolvimento del bollo deve essere conservata per tre anni (o per il periodo più lungo previsto per l’accertamento) e comunque per il periodo di validità del titolo rilasciato, se superiore.